Le règlement intérieur d'une association loi 1901 est un document dont la vocation est de préciser le détail du fonctionnement de l'association, ainsi que les dispositions qui sont susceptibles de modifications fréquentes. Il complète ainsi les statuts de l'Association.
Association Quartier Marengo Jolimont Colonne (AQMJC)
Règlement intérieur de l’association AQMJC
Adopté par l’assemblée générale du 14/04/2022
Ce règlement intérieur a pour objectif de rappeler, préciser les statuts de l'association des Quartiers Marengo Jolimont Colonne dont l'objet est l’implication dans toute mesure touchant le cadre de vie de ses habitants dans un souci d’intérêt général, de bien commun partagé et durable ainsi que dans tout ce qui peut favoriser des liens et du bien vivre ensemble. L’information de ses membres est son souci premier.
Il sera remis à l'ensemble des membres ainsi qu'à chaque nouvel adhérent.
Il est également consultable sur le site Internet de l’association, actuellement : http://aqmjc.blogspot.com
Préambule
L’association inscrit ses actions dans un esprit de probité, d’humanisme, apolitique, non confessionnel et respectueux des pluralités d’opinion.
Le présent règlement s’applique à tous les adhérents et membres actifs de l’association et à tous les usagers des locaux mis à disposition de l’association. Il implique le respect intégral des statuts de l’association.
Titre I : Membres
Article 1er – Composition
Toute personne majeure habitant ou ayant des intérêts dans le quartier peut demander d’être membre (voir article3)
Les personnes désirant adhérer doivent remplir un bulletin de demande d’adhésion. Le bureau statue lors de chacune de ses réunions sur les demandes d’admission présentées. Il n’a pas à justifier la décision prise.
L'association AQMJC est composée des membres suivants en accord avec ses statuts :
Membres bienfaiteurs ;
Membres adhérents simples ;
Membres adhérents de section spécifique ;
Membres d’Association associée ;
Membres partenaires.
Article 2 - Cotisation
Les membres bienfaiteurs sont les membres qui paient volontairement plus que la cotisation de base.
Les membres adhérents simples doivent s'acquitter d'une cotisation annuelle.
Le montant de celle-ci est fixé chaque année par le CA approuvé par l’AG.
A ce jour, jusqu’à révision, le montant de la cotisation est fixé à 12 euros. Tout mode de paiement est accepté.
Concernant les sections composées de membres adhérents simples participant à une activité particulière (ex : jardin partagé) ou correspondant à un état spécifique (ex : sénior) il leur appartient de déterminer la somme ajoutée nécessaire à leur fonctionnement autonome ; cette somme ajoutée étant exposée lors de l’AG et validée. Celle-ci vient en sus de la cotisation de base.
Ils disposent respectivement d’un compte bancaire approvisionné par ces sommes ajoutées ainsi que les subventions éventuelles.
La cotisation de ces membres correspond à la cotisation d’un membre simple qui revient au budget général de l’association + une cotisation spécifique qui alimentera leur propre budget.
Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion ou de décès d'un membre en cours d’année.
Chaque section a donc une autonomie d'organisation et doit rendre compte de son activité à chaque assemblée générale de l'association ou au conseil d'administration lorsqu'il le demande. Chaque section doit gérer son propre budget de fonctionnement. Le (la) trésorier(e) de la section doit rendre des comptes réguliers au trésorier(e) de l’association qui est le responsable de l’ensemble du budget.
Article 3 - Admission de membres nouveaux
L'association
AQMJC peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. Ceux-ci devront
respecter la procédure d'admission suivante : En faire la demande auprès d’un membre
du conseil d’administration.
Le Bureau statue lors de ses réunions sur les demandes d’admission présentées ; les décisions du Bureau n’ont pas à être motivées devant le demandeur.
Article 4 – Exclusion
Elle est prévue à l’article 9 des statuts, en cas de faute grave ou de manquement au présent Règlement intérieur.
Celle-ci doit être prononcée parle bureau, après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d'exclusion est engagée, à la majorité (en cas d’égalité la voix du président est prépondérante).
Concernant les sections, l’AQMJC les accueille dans le souci de permettre à leur activité d’exister; dans le cas de difficultés quelles qu’elles soient exprimées auprès du référent le bureau se réserve le droit de leur demander de se constituer en association indépendante.
Si malgré le dialogue avec le référent en cas de refus et désaccord profond reconnu par une majorité des 2/3 des membres du conseil d’administration hors représentant de la section concernée, la section est dissoute ; leurs membres pouvant demeurer membre adhérent simple.
Article 5 – Démission, Décès, Disparition
Conformément à l'article 9 des statuts, le membre démissionnaire devra adresser sous lettre simple ou par courrier électronique sa décision au Président de l’AQMJC.
Le membre démissionnaire ne peut prétendre à une restitution de cotisation.
En cas de décès, la qualité de membre s'efface avec la personne.
Titre II : Fonctionnement de l'association
-Article 6- Autorité et responsabilités
Les instances de décision sont : l’Assemblée Générale (A.G) annuelle, le Conseil d’Administration (CA) et le bureau composé d’un président ou présidente, d'un-e vice-président-e, d’un trésorier-e, d’un-e secrétaire et d’un-e représentant-e référent-e de chacune des activités dites sections autonomes ainsi que des suppléants éventuels.
L’ensemble des activités est placé sous l’autorité de ces instances, représentées à tout moment par le président et les membres du bureau. Le président et le vice-président peuvent inviter aux réunions des personnes utiles aux sujets traités, avec voix consultative.
Les activités dites « sections autonomes » constituent leur propre équipe d’animation et sont représentées par des référents qui siègent au conseil d’administration et au bureau de l’association, selon les dispositions statutaires. Leur organisation interne, leurs actions, leurs achats, leurs recettes…doivent respecter les principes de concertation et de démocratie interne de l’association. Ces sections ont un budget autonome identifié comme tel dans la comptabilité générale de l’association.
Dans un souci d’autonomie notamment financière de ces sections, la banque (dans laquelle l’association a ses comptes) ouvrira des comptes au nom de « AQMJC Jardin » et « AQMJC Séniors » avec des chéquiers spécifiques « AQMJC Jardin » et « AQMJC Séniors » ; chacune de ces sections ayant un responsable financier un "trésorier" déterminé et habilité à gérer ces comptes.
Article 7 - Le conseil d’administration (CA)
Conformément à l'article 11 des statuts de l'association AQMJC, Le CA assure l’administration de l’association, convoque l’assemblée générale et décide de son ordre du jour, de l’heure, du lieu, désigne le Bureau, assure l’exécution des décisions de l’assemblée générale.
Le Conseil d’Administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour autoriser tous actes qui ne sont pas réservés à l’Assemblée Générale.
Il est composé de MM. ….
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Article 8 - Le bureau
Conformément à l'article 12 des statuts de l'association AQMJC, le bureau est chargé de l’exécution des décisions du Conseil d’Administration. En cas d’urgence, il a compétence pour constituer toutes commissions chargées d’étudier les problèmes et projets particuliers qu’il jugera utiles, ainsi que de mener toute démarche urgente dont il sera responsable devant le Conseil d’Administration.
Il est composé de MM. ..…......................................................................................................
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Article 9 - Assemblée Générale Ordinaire
Conformément à l'article 10 des statuts de l'association AQMJC
L’Assemblée Générale Ordinaire se réunit 1 fois par an sur convocation du bureau.
Les membres et résidants du quartier sont invités.
Seuls les membres à jour de cotisation et spécifiés dans les statuts sont autorisés à participer et ont voix délibérative.
Ils sont invités suivant la procédure suivante :
Annonce par mail, flyer, article de presse
….......................…………………………………………………………………………….
Si un membre de l’association ne peut assister personnellement à une assemblée, il peut s’y faire représenter par un mandataire. Un mandataire ne peut avoir plus de 2 mandants.
Les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés à l’exception d’un souhait de changement des statuts auquel cas la majorité des 2/3 de l’ensemble des adhérents de l’association, présents ou représentés lors de la séance est nécessaire. Si cette condition n’est pas remplie, une nouvelle Assemblée Générale est convoquée par lettre et/ou par messagerie électronique dans les 10 jours qui suivent au plus tard. Elle pourra alors valablement statuer à la majorité simple des adhérents présents ou représentés.
Les votes se font à main levée.
Toutefois, un scrutin secret peut être demandé par le président ou 25% des membres présents ou représentés. En cas d’égalité le vote du président est prépondérant.
Les votes concernant des personnes physiques sont organisés à bulletin secret.
Article 10- Fonctionnement des espaces mis à disposition par convention avec la mairie de Toulouse, propriétaire des locaux
Sont concernés :
- Le Boulodrome François Carbonne - 8 rue des Gongous – Toulouse par l’intermédiaire d’un collectif regroupant plusieurs associations dénommé …… ou attribution de la municipalité.
-Les locaux Club sénior Villa Méricant - 67, rue du 10 Avril – Toulouse par l’intermédiaire de la section sénior de l’association.
- Toute salle ou équipement municipal mis à disposition par la municipalité
La mairie de Toulouse peut à tout moment faire usage de contrôle ou de réquisition.
Article 11 - Responsabilité
Chaque utilisation de tout ou partie des installations mises à disposition doit être placée sous la responsabilité d’un adhérent
Article 12 - Priorités d’usage
En dehors des activités propres de l’association, seules les associations déclarées (loi 1901) ayant leur siège social dans le quartier peuvent bénéficier de mises à disposition ponctuelles ou régulières des locaux et des équipements matériels des locaux mis à disposition de l’AQMJC. À titre exceptionnel et provisoire, d’autres associations ou institutions pourront être accueillies, dans les mêmes conditions. L’AQMJC, représentée par son président ou un membre du bureau délégué, est seule habilitée à accorder les mises à disposition.
Chaque association ou institution hébergée par signature contractuelle du présent règlement devra acquitter une participation aux frais généraux de gestion des locaux mis à disposition (fluides, équipements et ustensiles mis à disposition). Le montant de cette participation est fixé par l’AQMJC, au prorata du nombre de créneaux horaires utilisés
Article 13 - Accès aux locaux
Seuls les membres adhérents agréés par le bureau peuvent avoir accès aux locaux. L’accès d’un adhérent ou d’un usager pour une activité permanente ou exceptionnelle à des jours ou horaires différents du planning établi et affiché doit au préalable recevoir l’accord formel du bureau.
Article 14 - Sécurité
Sécurité générale du site : le bureau de l’AQMJC dispose de l’autorité permanente en matière de sécurité sur l’ensemble des occupants des locaux. Cette autorité est déléguée (par l’AQMJC ou par l’association hébergée) au responsable de l’activité (association, institution particulière) utilisatrice lors de la signature par celui-ci du présent règlement.
Sécurité des activités : les responsables d’activités s’engagent à respecter intégralement les conditions de sécurité, notamment :
-Le respect des effectifs maximum, tels que stipulés dans l’article 1 de la convention entre la Ville de Toulouse et l’AQMJC en date du …………………..….. et affichés dans les locaux.
-L’interdiction de fumer, de consommer de l’alcool et des substances illicites, d’accueillir des mineurs sans autorisation parentale.
- Gestion des clés : il est interdit de faire réaliser des doubles des clés, ou de confier celles-ci à des tiers non autorisés. Les clés de l’accès au bâtiment sont et restent sous la responsabilité de l’AQMJC et devront être restituées si non utilisées, ou sur simple demande du bureau de l’association. Lorsqu’ils sont inoccupés, l’ensemble des salles et le bâtiment lui-même doivent être fermés à clé, avec éclairage et appareils éteints, robinets fermés, volets fermés, alarme enclenchée. L’éclairage des WC boulodrome s’éteint automatiquement.
- Les locaux doivent être rendus propres et clos à l’issue de chaque utilisation. - En cas d’utilisation simultanée par plusieurs activités, tous leurs pratiquants sont responsables de façon solidaire du respect du présent règlement, et s’engagent au respect mutuel des autres usagers : volume sonore, propreté, rangement…
- Dépôt et stockage : aucun stockage permanent ou provisoire de matériel (et de produits, denrées…) hors équipements dédiés (armoires, étagères…), n’est autorisé sauf accord formalisé par le président de AQMJC ou un membre mandaté du bureau.
- Toute anomalie (dégradation ou disparition de matériel, risque en matière de sécurité…) doit être signalée sans délai à quartier.marengo@yahoo.fr.
Article 15 - Affichage
Le seul affichage autorisé est celui réalisable sur les panneaux prévus à cet effet. Aucun autre affichage sur murs, vitrines, mobilier, n’est autorisé.
Article 16 - Assurance
L’AQMJC assure ses propres adhérents dans le cadre strict de ses activités. Les utilisateurs sont responsables de leurs affaires personnelles : l’AQMJC ne peut être tenue responsable des vols ou dégradations ayant eu lieu dans ses locaux.
- Les simples visiteurs, ou les spectateurs d’un évènement, non adhérents, sont couverts par l’assurance de l’AQMJC.
- Les associations hébergées s’engagent à couvrir leur activité par une assurance appropriée et à jour des cotisations au moment de ladite activité, et donc à fournir une attestation de responsabilité civile couvrant les locaux utilisés occasionnellement et garantissant, entre autres, les risques d'incendie, de dégât des eaux et d'explosion. Une copie de mise à jour de cette attestation annuelle doit être fournie à l’AQMJC.
Les équipements, le mobilier, les matériels permanents du site sont placés sous la responsabilité de l’AQMJC. Les responsables ou membres des associations ou institutions utilisatrices sont responsables de leur propre matériel et, vis-à-vis de l’AQMJC, du matériel et des équipements mis à disposition. En cas de détérioration des locaux ou des équipements, les frais de réparation ou de remplacement seront à la charge de l’utilisateur responsable. Les matériels ne peuvent, en aucun cas, sortir des locaux ou être mis à disposition de façon temporaire sans un accord express de l’association.
-Article 17- La Communication
Les responsables de la communication sont des membres du bureau qui ont en charge :
1/ Le contrôle et l'envoi des courriers et courriels justifiés par les divers sujets traités et les nécessités de la gestion de l’association, après, si nécessaire, accord et signature du président pour les questions impliquant directement la gestion de l’association et ses relations institutionnelles.
2/ De concevoir, éditer, faire diffuser
- La lettre d’informations, gazette
- Les convocations aux diverses assemblées et réunions.
- Les tracts, affiches, flyers, banderoles... destinés à promouvoir les actions de l’association.
Aucune correspondance, aucun document, ne peut être diffusé au nom de l’association sans l'aval du président ou d’un membre du bureau expressément désigné.
Les articles à publier doivent être adressés aux responsables de la communication. Le bureau de l’association assure la validation des textes publiés, la distribution des tracts, affiches, flyers, banderoles... et de la lettre d’information : par zones préétablies, par des adhérents bénévoles.
L'adresse électronique de l’association est la seule à être diffusée et inscrite sur les documents et courriers concernant tous les sujets traités
L'utilisation des adresses électroniques personnelles par les responsables est à proscrire pour toute action engageant l’association.
Toutes adresses et listes sont confidentielles.
3/Contact avec les Médias :
Les responsables de la communication sont seuls habilités à prendre contact ou répondre aux médias après l'avis du président.
Titre III : Dispositions diverses
Article 18 - Modification du règlement intérieur
Le règlement intérieur de l’association AQMJC est établi par le CA, conformément à l'article 15 des statuts.
Le présent règlement intérieur pourra être modifié par le conseil d’administration ou par l’assemblée générale ordinaire à la majorité simple des membres présents ou représentés.
Le nouveau règlement intérieur sera adressé à chacun des membres de l'association par courrier électronique et consultable par affichage…, sous un délai de 20 jours suivant la date de la modification.
Article 19 - Commission de travail
Des commissions de travail peuvent être constituées par décision du conseil d’administration.
Article 20 - Nos engagements
-Le but général de notre engagement est : « mieux vivre ensemble notre quartier ». Cela implique la recherche de la tranquillité, de la sécurité, du rapprochement entre les diverses générations d’habitants de toutes origines sociales, culturelles, cultuelles, ou politiques, en développant tout projet nécessaire à cet engagement.
Les dirigeants de l’association sont donc chargés de choisir les actions menées en respectant ces priorités. L’attitude de chacun doit consister à œuvrer dans le respect et l’intérêt général de tous et l'écoute de chacun, en entretenant une relation permanente, respectueuse, mais directe et intransigeante avec les élus et services de la ville et les institutions et partenaires, pour nous permettre de faire avancer nos revendications et nos projets, tout en nouant des liens amicaux et de solidarité avec les associations et comités voisins de notre quartier.
-Le bénévolat est la ressource principale de l’association : chacun doit contribuer à le respecter, l’entretenir et le développer.
A Toulouse le ……….
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